پروفرما یا پیش فاکتور در تجارت خارجی از اهمیت ویژه ای برخوردار است و به عنوان یکی از مهم ترین اسناد بازرگانی خارجی در معاملات بین المللی بین فروشنده و خریدار ارائه و صادر می شود. در این نوع اسناد فروشنده جزییات کاملی درباره نوع کالا، ارزش و مشخصات آن برای خریدار اعلام می کند که تا مدت مشخصی اعتبار دارد. از این رو در این مقاله قصد داریم درباره پیش فاکتور گمرکی در ترخیص کالا توضیحاتی را ارائه دهیم تا شما با در اختیار داشتن اطلاعات کاملی در این زمینه ورود پیدا کنید.
پروفرما (Preforma Invoice) همان پیش فاکتور خارجی است که در بین بازرگانان به فاکتور پروفرم نیز شناخته می شود. بنابراین در جلسات مذاکره هر آنچه که بین خریدار و فروشنده به عنوان توافق به انجام می رسد در قالب سند پیش فاکتور از سمت فروشنده برای خریدار صادر و ارسال می شود. این توافقات در جلسه مذاکرات می تواند شامل نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد و قیمت کل کالا یا محصول، شرایط تحویل کالا، زمان تحویل کالا، شرایط پرداخت، توضیحات کامل درباره مشخصات محصولات، نام و نشانی فروشنده و خریدار، مدت اعتبار پیش فاکتور، مبدا کالا و غیره باشد که در این سند تجاری ذکر می شود.
بر این اساس پیش فاکتور در تجارت بین المللی مبنای تدوین فرم ثبت سفارش کالا است و به عنوان یک سند مهم باعث گشایش اعتبار اسنادی (ال سی) و همچنین تنظیم قرارداد فروش می شود. لازم به ذکر است از این سند در مراحل مجوز ثبت سفارش و ترخیص کالا از گمرک استفاده می شود.
پس اگر شما هم در حوزه صادرات یا واردات کالا و تجارت های بین المللی فعالیت دارید بهتر است که با این اصطلاح کاربردی و جزییات آن آشنا شوید تا در حین انجام کار با مشکل روبرو نشوید.
به طور کلی ترخیص کالا از گمرکات به چند روش انجام می شود. در این بین یکی از مهم ترین مراحل ترخیص، اخذ پروفرما از فروشنده است. بنابراین قبل از اقدام به خرید خارجی و ثبت فاکتور نهایی، شما باید از یکی از شرکت های تامین کننده با ارائه مشخصات کالا، پیش فاکتور را دریافت کنید.
در این سند تجاری موارد مهمی از جمله نحوه پرداخت هزینه کالا، تعهد طرفین، موارد مربوط به اینکوترمز (تعهدات هر دو طرف قرارداد) و غیره مشخص شده و توسط فرد خریدار و فروشنده به طور دقیق قابل بررسی است. در واقع این پیش فاکتور در جهت تسهیل بررسی فرایند ورود کالا به داخل کشور تنظیم و صادر می شود. از این رو اغلب بازرگانان از طریق اتاق های بازرگانی مشترک و سایر روش های ارتباطی فروشنده کالاهای مورد نیاز خود را برای واردات پیدا می کنند.
لازم به ذکر است، در صورتی که برای دریافت پیش فاکتور از فروشنده کالا اقدام کرده باشید می توانید نسبت به دریافت ثبت سفارش برای ترخیص کالا و صدور مجوز واردات از اداره بازرگانی اقدام کنید.
همانطور که می دانید قبل از معامله ای برای واردات یک کالا باید از طریق وزارت صنعت معدن تجارت بررسی کنید که کالای مربوطه و مورد نیاز شما در لیست کالاهای ممنوعه برای دریافت مجوز واردات قرار دارد یا خیر.
بنابراین اگر وزارت صمت به شما تاییدیه لازم را داد شما با توجه به شرایط موجود در پیش فاکتور قادر به ثبت سفارش خود هستید و می توانید مراحل خرید کالای وارداتی خود را پیش ببرید.
بر این اساس برای وارد کردن یک کالا در ابتدا باید وارد کننده مورد نظر خود را پیدا کنید. سپس با توجه به میزان کالایی که قصد واردات آن را دارید از او درخواست پروفرما یا پیش فاکتور کنید در نظر داشته باشید که با این اقدام هیچ معامله ای انجام نمی شود و تنها یک مکاتبه معاملاتی انجام داده اید.
در این بین شرکت تامین کننده شرایط ارسال کالا را در قالب یک پیش فاکتور برای شما ارسال می کند که مدت زمان اعتبار مشخصی دارد و بعد از اتمام آن ممکن است شرایط تامین کننده کالا تغییر کند. پس در این فرصت باید فرایند ثبت سفارش و ترخیص کالای خود را تکمیل کنید.
پس از اینکه از تامین کننده پیش فاکتور محصول را دریافت کردید آن را در وزارت صنعت معدن تجارت ثبت کنید تا برای محصول مورد نظر شما در صورت تایید و ممنوع نبودن کالا، مجوز واردات صادر کند. با در دست داشتن مجوز ثبت سفارش می توانید با شرکت تامین کننده وارد معامله شده و طبق شرایط پیش فاکتور اقدام به خرید محصول کنید. البته جهت تامین ارز مورد نیاز پس از تایید پروفرما می توانید به شعبه ارزی بانک مورد نظر مراجعه کرده و درخواست دریافت ارز دهید. در صورت تایید بانک مرکزی میزان ارز مورد نیاز شما تامین می شود.
بنابراین طبق پیش فاکتور، تامین کننده کالای مورد نظر را به یک شرکت کشتیرانی جهت حمل بار به ایران تحویل می دهد و شما جهت دریافت و ترخیص کالا از گمرک فرودگاه یا هر گمرک دیگری به شرکت حمل مورد نظر مراجعه کرده و کالای خود را ترخیص می کنید. نحوه و شرایط پرداخت پول به تامین کننده و فروشنده کالا از قبل در پیش فاکتور صادر شده مشخص می شود.
ترخیص کالا از گمرک به منظور آزادسازی کالای وارداتی و صادراتی با تشریفات گمرکی و پرداخت هزینه های قانونی دولت همراه است. بنابراین تکمیل این پروسه توسط شرکت های درخواست کننده مقداری طولانی خواهد بود و ممکن است شما در طول انجام فرآیند ترخیص کالا با مشکلات عدیده ای روبرو شوید که از قوانین آن بی اطلاع باشید. بنابراین صاحبان کالا می توانند برای انجام مراحل ترخیص کالا با پروفرما و پیش فاکتور رسمی از افرادی که دارای پروانه حق العمل کاری هستند و مورد تایید گمرکات ایران هستند، استفاده کنند.
شرکت ترخیص کالا به عنوان نماینده قانونی صاحبان کالا مسئولیت انجام تمام تشریفات واردات یا صادرات کالا در گمرکات کشور را برعهده می گیرند و دیگر شما به عنوان صاحب کالا نیازی به مراجعه به گمرک خواهید نداشت.
از آنجایی که امروزه فرآیند ترخیص کالا از گمرک شهریار و سایر گمرکات ایران با توجه به وجود قوانین جاری متعدد و صدور بخشنامه های روزانه و لحظه ای و تغییر نحوه دریافت مجوز از سازمان هایی مانند بهداشت، استاندارد و غیره همواره با مشکلات زیادی روبرو می شود. توصیه ما به شما این است که حتما جهت آزادسازی مرسوله های وارداتی خود از گمرک از یک تیم ترخیص که در کار خود دقت کافی را داشته و به تمام قوانین تجارت خارجی مسلط هستند، استفاده کنید.
پروفرما اینویس (Proforma Invoice) و اینویس (Invoice) هر دو اسنادی هستند که در معاملات استفاده می شوند، اما تفاوت های مهمی دارند:
1. تعریف و زمان استفاده:
پروفرما اینویس یا پیش فاکتور، سندی است که پیش از انجام معامله به مشتری ارائه می شود تا شرایط، قیمت ها، و جزئیات محصول را قبل از قطعی شدن سفارش بررسی کند. این سند برای اطلاع دادن است و تعهد پرداخت ایجاد نمی کند.
در مقابل، اینویس یک سند رسمی و نهایی است که بعد از تأیید سفارش صادر می شود و به معنای درخواست رسمی برای پرداخت هزینه است. اینویس تعهدآور است و در حسابداری شرکت ثبت می شود.
2. تغییرپذیری:
پروفرما اینویس معمولاً تاریخ انقضا دارد و تا زمانی که این تاریخ اعتبار دارد، می تواند مورد بررسی یا تغییر قرار گیرد. بعد از انقضا، دیگر قابل استفاده نیست و باید دوباره صادر شود.
اینویس اما نهایی و غیرقابل تغییر است و پس از صدور، تمامی اطلاعات در آن به صورت قطعی و بدون تغییر ثبت شده اند.
3. اعتبار قانونی:
اینویس سندی رسمی است که برای ثبت در حسابداری و درخواست پرداخت هزینه استفاده می شود و قابلیت پیگیری قانونی دارد.
پروفرما اینویس صرفاً برای اطلاع رسانی است و اعتبار قانونی ندارد؛ بنابراین، قابل پیگیری نیست و معمولاً در حسابداری ثبت نمی شود.
4. کاربردها:
پروفرما اینویس برای ارائه قیمت و شرایط اولیه و برآورد هزینه به مشتری است و بیشتر برای کسب اطمینان و توافق اولیه به کار می رود.
اینویس به عنوان فاکتور قطعی پرداخت صادر می شود و نشان دهنده نهایی شدن معامله است.
در این مطلب سعی کردیم که شما را با مفهوم پروفرما یا پیش فاکتور چیست آشنا کنیم و در ادامه نیز جزییاتی که در این سند بین المللی جهت تسهیل پروسه تجارت خارجی توسط تامین کننده کالا ذکر می شود را بیان کردیم. همانطور که گفته شد پیش فاکتور در واقع نوعی سند است که واردکننده کالا به منظور اقدامات اولیه از مراحل واردات کالا از فروشنده تقاضا می کند و خریدار با ثبت سفارش خود با استفاده از آن پیش فاکتور می تواند کالاهای خریداری شده خود را از گمرک ترخیص کند.
از آنجایی که فرایند صدور پیش فاکتور، ثبت سفارش واردات کالا و ترخیص آن از گمرک بسیار پیچیده و روندی تخصصی را دارد، در صورت عدم آشنایی با این مراحل بهتر است از مجموعه ها و شرکت هایی که این نوع خدمات را ارائه می دهند، استفاده کنید. این نوع شرکت ها با داشتن مجوز و پروانه حق العملکاری گمرک و نیروهای متخصص و با تجربه در این زمینه خدمات ترخیص کالا را به صورت کامل برای مشتریان خود به بهترین شکل ارائه می دهند. در صورت نیاز به دریافت این خدمات با کارشناسان ما تماس بگیرید.
شرکت ترخیص کالا